Facturen lijken administratieve details. Tot het moment dat een klant niet betaalt, de btw niet klopt of een discussie ontstaat over wat er precies is afgesproken.
In de praktijk zien we een aantal factuurfouten steeds opnieuw terugkomen. En het vervelende is: ze kosten vaak direct geld.
Fout 1: verkeerde btw
Een verkeerd btw-tarief lijkt klein, maar kan grote gevolgen hebben. Als je te weinig btw rekent, moet je het verschil meestal zelf afdragen. Controleer daarom of het juiste btw-tarief aan je producten of diensten is gekoppeld.
Fout 2: ontbrekende verplichte gegevens
Een factuur moet aan verschillende wettelijke eisen voldoen. Denk aan:
– Factuurnummer
– Factuurdatum
– Naam en adres van leverancier en klant
– Btw-nummer
– Omschrijving van de geleverde dienst of product
Ontbreken deze gegevens, dan kan dat problemen geven bij btw-aftrek of bij controles.
Fout 3: onduidelijke betaaltermijn
Als een betaaltermijn niet duidelijk op de factuur staat, kan er discussie ontstaan over wanneer een betaling te laat is. Vermeld daarom altijd een duidelijke termijn, bijvoorbeeld 14 of 30 dagen.
Fout 4: verkeerd factuurmoment
Bij vooruitbetalingen, abonnementen of langlopende projecten is het factuurmoment niet altijd hetzelfde als het moment van levering. Dat kan gevolgen hebben voor btw en administratie.
Fout 5: factuur komt niet overeen met offerte of contract
Een factuur die afwijkt van de offerte of overeenkomst zorgt bijna altijd voor vertraging in betaling. Zorg daarom dat bedragen, omschrijvingen en afspraken goed aansluiten.
Snelle factuur-checklist
Controleer voordat je een factuur verstuurt:
1. Klopt het btw-tarief?
2. Staan alle verplichte gegevens erop?
3. Is de betaaltermijn duidelijk?
4. Klopt het factuurmoment?
5. Komt de factuur overeen met de offerte?
Het lijkt een detail. Tot je klant niet betaalt.