Goede processen kenmerken zich door een combinatie van 3 zaken: mensen, procedures en technieken. Anno 2021 zijn er legio technieken, die gecombineerd met onderstaand stappenplan voor je administratie en jezelf deze discipline aanmeten, de kop van deze column mogelijk maken.
1. Koop een paar nieuwe schoenen
Gooi die schoenen weg, maar bewaar de doos. Gooi gedurende de maand je facturen, je bonnetjes in deze doos. Tot zover stap 1.
2. Houd zakelijk en privé uit elkaar
Zorg voor een zakelijk iban-nummer bij een fatsoenlijke bank. Waarbij de definitie voor fatsoenlijk in deze is: een bank met een electronic banking pakket dat kan communiceren, gegevens & transacties uitwisselen kan met een even fatsoenlijk boekhoudpakket. Hiermee is je accountant eigenlijk dagelijks up to date met je administratie.
3. Betaal 1 x per maand
Leeg eens in de maand (ik doe het de 27e ) bovenstaande schoenendoos en orden de inhoud ervan. Scheid de inkoop- van de verkoopnota’s. Ga na in hoeverre de verkoopnota’s voldaan zijn, stuur de onbetaalde een reminder. Betaal vervolgens alle inkoopnota’s. Door regelmaat te creëren en deze vast te houden, zul je zien dat het ritme zich snel zal uitbetalen. Uitzonderingen gaan opvallen, waarmee een kostenbewustzijn gecreëerd wordt. Meer theoretisch, bent u bezig met safeguarding assets. Gebruik ook slimme tools. Bij de ING kunnen de betalingen tegenwoordig met een excelletje worden ingelezen, fantastisch!
4. Scan je in- en verkoop
Leg tenslotte je in- en verkoopnota’s op de eettafel en maak van beide stapeltjes een scan. Diverse apps maken van een foto een pdf, die je via dezelfde app kunt e-mailen. Opslaan met een mooie naming-conventie en je kunt het t.z.t. nog eens terugvinden ook.
5. Stuur naar je accountant + fiscalist
Stuur bovenstaande 2 bestandjes naar je accountant en fiscalist. De banktransacties heeft hij immers allang via de koppeling uit stap 2. De een zorgt er namelijk voor dat je aan de wettelijke eisen en verplichtingen voldoet, de ander zorgt ervoor dat je niet te veel belasting betaald. Ennnn, druk de stopwatch in, Nah, dat dus.